هل سبق وانتهيت من يوم في أيام عملك وأنت تشعر وكأنك لم تكن قادرًا على إنجاز كل شيء أو أي شيء في قائمتك؟ تبدأ بخطة، قائمة، هدف… ولكن في نهاية اليوم تجد أن قائمة مهامك هي نفسها أو حتى أطول!
قد يكون من الصعب أن تكون مُنتِجًا في العمل، وتعد إدارة وقتك بطرق تساعد على إنتاجيتك أمرًا أساسيًا، ولكن قد يكون من الصعب أحيانًا معرفة من أين تبدأ. لذلك إليك عدة نصائح بسيطة يمكنك إدراجها إلى سير عملك اليومي، لزيادة التدفق الإنتاجي والعمل بشكل أكثر ذكاءً.
ركز على المهمة الأكثر أهمية في جدول مهامك
يمكن أن يساعدك التركيز على مهامك الأكبر والأكثر استهلاكا للوقت قبل أي مهام أخرى على البقاء أكثر تركيزًا من العمل على مهام أصغر وأقصر أولاً. في بعض الأحيان نتجاهل الأهداف الكبيرة لأننا لسنا واثقين من أننا سنحققها أو أننا نشعر بالعبء لإنجازها، وبحلول الوقت الذي نصل إلى هذا النوع من المهام، نكون منهكين للغاية لنمنحها الاهتمام والوقت الذي تحتاجه.
هذه هي الطريقة التي ينتهي بها المطاف للمهام في أن تبقى لأيام إضافية على قائمة مهامك، مما يجعلك تشعر بأن الإنتاجية قد اختفت. ولحل هذه المشكلة ضع في اعتبارك التخطيط لقائمة مهامك وفقًا لهذه المهام أولاً، حيث يمكنك تخصيص وقتك في الصباح مثلاً للبدء فيها، أو حتى في الوقت الذي تعتقد أنك تكون فيه أكثر يقظة ونشاطًا خلال يومك.
خذ فترات راحة منتظمة
قد تعتقد أن العمل لساعات أطول يعني أنك تنجز أكثر، ولكن على النقيض، عندما تتجاهل منح نفسك وقتًا مستقطعًا لبضع دقائق، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك الإجمالية من خلال التسبب في الإرهاق أو الإجهاد. بل إن أخذ فترات راحة منتظمة يساعدك على التركيز ويعزز مزاجك. ضع في حسبانك وأنت تخطط لجدول مهامك اليومي التخطيط لفترات راحة قصيرة خلال يوم عملك.
معظم أماكن العمل لديها جدول زمني إلزامي مع أوقات استراحة مخصصة، لذلك يمكن للموظفين أخذ ما لا يقل عن 5 إلى 10 دقائق راحة بعد كل بضع ساعات من العمل النشط. يمكن أن تسمح لك فترات الراحة القصيرة هذه بإعادة الشحن وتصفية ذهنك والاستعداد للمهمة التالية.
ضع أهداف صغيرة
في بعض الأحيان، قد يكون النظر إلى أهدافنا ومشاريعنا الكبيرة الموجودة على التقويم أمرًا مربكًا ومرهقاً ولكن إذا قسمتها إلى مهام أصغر، فستشعر بمزيد من التحكم وستكون أكثر إنتاجية.
فبدلاً من كتابة “إنهاء المشروع” على قائمة مهامك قسم ذلك “المشروع” إلى مهام وأهداف صغيرة يمكنك بسهولة تحديدها وإنجازها خلال وقت عملك، وكنتيجة يمكنك استخدام هذه الأهداف القصيرة كوسيلة لقياس مدى تقدمك نحو الهدف الأكبر!
توقف عن تعدد المهام
في حين أنك قد تكون قادرًا على تعدد المهام والتوفيق بين المشاريع أو الأنشطة، فإن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة قد يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية. وفقًا لأستاذ علم الأعصاب إيرل ك. ميللر، “تعدد المهام ليس ممكنًا من الناحية البشرية”.
فعندما تركز على أكثر من نشاط واحد في وقت واحد، فإنك تميل إلى استخدام المزيد من ذلك الوقت فقط للانتقال بين المهام، وبالتالي يمكن أن يؤدي هذا إلى بقاء بعض المهام غير مكتملة أو يتم تنفيذها بجودة أقل مما لو كانت كل مهمة هي التركيز الوحيد.
تفادى المُشتِتات
يمكن أن تؤدي المقاطعات المتكررة إلى خفض تركيزك خلال يومك. نحن نعلم أنك قد تستمتع بعلاقاتك مع زملائك في العمل، أو إمساك هاتفك المحمول، لكن إضاعة وقتك بسبب المحادثات الجانبية والاجتماعات الغير الرسمية والسريعة يمكن أن يعيق سير عملك ويقلل من إنتاجيتك الإجمالية. يمكن استخدام بعض الاستراتيجيات للحد من عدد الانقطاعات خلال عملك.
مثلاً، يمكنك العمل مع إغلاق باب مكتبك لجزء من يومك، أو إذا كنت تعمل في بيئة عمل المكتب المفتوح، يمكنك استخدام سماعات إلغاء الضوضاء للمساعدة في الحد من أصوات أحاديث المكتب، ويمكن أن تكون سماعات الرأس أيضًا طريقة مهذبة ولكنها صامتة لإعلام من حولك أنك بحاجة إلى التركيز على عملك في الوقت الراهن.
تذكر! لن يكون كل يوم مثمرًا تمامًا، وقد تأتي أيام لا تنجز كل ما كتبته على قائمة مهامك؛ فلا تضغط على نفسك بسبب ذلك. بل بالعكس، حاول التركيز على نقاط قوتك وأدرج بعض من هذه النصائح إلى يومك، وبمجرد عثورك على الطُرق التي تناسبك، ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه داخل وخارج المكتب.
